Checkliste für die Planung eines Firmenevents
6–12 Monate vor dem Event
1. Ziele und Zweck des Events festlegen:
• Networking, Teambuilding, Produktvorstellung, Jubiläum etc.
2. Budget erstellen:
• Berücksichtigen Sie Kosten für Location, Catering, Technik, Dekoration, Marketing und Honorare für Redner/Dienstleister.
3. Datum und Uhrzeit festlegen.
4. Teilnehmerzahl und Zielgruppe bestimmen.
5. Event-Format auswählen:
• Präsenzveranstaltung, Hybrid-Event, Online-Event.
6. Location buchen:
• Achten Sie auf Kapazität, technische Ausstattung, Parkmöglichkeiten und Barrierefreiheit.
7. Dienstleister recherchieren und buchen:
• Caterer
• Technikverleih (z. B. Mikrofone, Beamer)
• Fotograf/Videograf
• Moderatoren oder Redner
3–6 Monate vorher
1. Thema und Motto des Events definieren.
2. Einladungen gestalten:
• Online-Einladungen (E-Mail, Eventplattformen)
• Print-Einladungen (optional).
3. Programm und Zeitplan erstellen:
• Wer spricht wann?
• Pausen und Networking-Slots einplanen.
4. Technische Anforderungen klären:
• WLAN-Verfügbarkeit
• Präsentationstechnik (Beamer, Leinwände, Laptops).
5. Unterhaltungsprogramm planen (falls gewünscht):
• Musik, Shows, Quiz, etc.
6. Marketing und Promotion starten:
• Social-Media-Posts, Newsletter, Pressemitteilungen.
7. Anmeldung und Teilnehmermanagement einrichten:
• Eventmanagement-Tools wie Eventbrite oder Guestlist nutzen.
1–3 Monate vorher
1. Catering finalisieren:
• Menü planen, spezielle Diäten oder Allergien berücksichtigen.
2. Dekoration und Branding organisieren:
• Banner, Roll-Ups, Logos und Farbthemen anpassen.
3. Giveaways oder Werbegeschenke bestellen.
4. Logistik planen:
• Transport für Gäste, Materialien oder Technik koordinieren.
• Personal- und Helferplanung erstellen.
5. Versicherungen prüfen (falls notwendig):
• Haftpflicht, Ausfallversicherung.
6. Notfallpläne erstellen:
• Bei Ausfall von Technik, Dienstleistern oder schlechtem Wetter (bei Outdoor-Events).
2–4 Wochen vorher
1. Gästeliste aktualisieren und finalisieren.
2. Letzte Absprachen mit Dienstleistern treffen.
3. Ablaufplan und Checkliste für den Eventtag erstellen.
• Wer macht was und wann?
4. Briefing für Team und Helfer durchführen.
5. Event-Equipment prüfen und testen:
• Funktionieren Mikrofone, Beamer und Präsentationstools?
6. Materialien vorbereiten:
• Namensschilder, Programmhefte, Handouts, Präsentationen.
1 Woche vorher
1. Letzte Tests der Technik durchführen.
2. Dekoration und Branding-Elemente an die Location liefern.
3. Kommunikation mit den Teilnehmern:
• Erinnerungs-E-Mails senden mit Uhrzeit, Ort, Anfahrtsbeschreibung und Dresscode.
4. Letzte Änderungen im Ablaufplan abstimmen.
Am Tag des Events
1. Vorbereitung:
• Frühzeitig an der Location sein, Aufbau überprüfen.
• Technik final testen (Mikrofone, Präsentationen).
2. Team briefen:
• Letzte Details klären, Zuständigkeiten überprüfen.
3. Check-in und Begrüßung:
• Gäste willkommen heißen und zur Registrierung leiten.
4. Ablauf überwachen:
• Den Zeitplan einhalten und auf Flexibilität vorbereitet sein.
5. Event genießen und dokumentieren:
• Fotos/Videos aufnehmen lassen.
Nach dem Event
1. Abbau organisieren und Materialien zurückgeben.
2. Feedback einholen:
• Umfrage an Teilnehmer senden.
3. Kostenabrechnung machen.
4. Event dokumentieren:
• Fotos, Videos und Highlights zusammenstellen.
5. Danksagung:
• Teilnehmer, Team und Dienstleister bedanken.
