Checkliste für die perfekte Outdoor-Veranstaltung
Outdoor-Events bieten eine einzigartige Atmosphäre, erfordern aber auch eine sorgfältige Planung. Egal ob Gartenparty, Sommerfest oder Firmenevent im Freien – mit dieser Checkliste von Eventservice Hiller gelingt deine Veranstaltung garantiert!
1. Die Grundlagen: Location & Genehmigungen
✔ Ort wählen: Eigener Garten, Park, Strand oder gemietete Outdoor-Location
✔ Genehmigungen & Auflagen prüfen (z. B. Lautstärkebegrenzungen, Sicherheitsvorschriften)
✔ Notfallplan erstellen für schlechtes Wetter (Zelte, überdachte Flächen, Alternativ-Location)
2. Budget & Gästeliste
✔ Gästeliste erstellen & Einladungen versenden
✔ Budget für Location, Technik, Catering, Deko & Personal festlegen
✔ Mögliche zusätzliche Kosten einkalkulieren (z. B. Stromgeneratoren, Heizpilze)
3. Wetter & Ausstattung
✔ Wetterbericht prüfen & Vorbereitungen treffen
✔ Überdachung oder Zelte organisieren (falls Regen oder starke Sonne)
✔ Heizstrahler oder Decken für kühle Abende bereithalten
✔ Sonnenschirme oder Pavillons für Schattenplätze
4. Technik & Infrastruktur
✔ Stromversorgung sicherstellen (Generatoren, Verlängerungskabel)
✔ Beleuchtung für Abendstunden (Lichterketten, LED-Spots, Fackeln)
✔ Musikanlage, Mikrofone & Lautsprecher testen
✔ WLAN oder mobile Hotspots bei Bedarf bereitstellen
5. Essen & Getränke
✔ Buffet, Foodtrucks oder BBQ? Passende Verpflegung planen
✔ Kühlsysteme für Getränke & verderbliche Speisen organisieren
✔ Wasserstationen & Getränkeauswahl festlegen
✔ Müllentsorgung & Recycling-Optionen bedenken
6. Dekoration & Atmosphäre
✔ Passendes Konzept für das Event wählen (z. B. Boho, Sommerfest, Festival-Stil)
✔ Lichterketten, Kerzen & Outdoor-Möbel für gemütliches Ambiente
✔ Sitzmöglichkeiten: Lounges, Picknickdecken oder Stehtische
✔ Blumen & Naturdekoration für den Outdoor-Look
7. Unterhaltung & Aktivitäten
✔ Musik: DJ, Live-Band oder Playlist?
✔ Interaktive Elemente wie Fotobox, Lagerfeuer, Spiele oder Workshops
✔ Bühne oder Präsentationsfläche einplanen
✔ Zeitplan mit Reden, Shows oder Highlights festlegen
8. Sicherheit & Hygiene
✔ Erste-Hilfe-Set bereitstellen
✔ Notausgänge & Rettungswege kennzeichnen
✔ Toiletten & Hygienestationen organisieren
✔ Mücken- & Sonnenschutz für Gäste bereithalten
9. After-Event & Abbau
✔ Helfer oder Dienstleister für den Abbau einplanen
✔ Müllentsorgung & Recycling klären
✔ Rückgabe von gemieteten Gegenständen (Zelte, Technik, Deko)
✔ Feedback von Gästen einholen & Fotos teilen
Fazit
Mit dieser Checkliste bist du bestens vorbereitet! 🌿☀️ Egal ob private Feier oder Firmenevent – Eventservice Hiller unterstützt dich gerne bei der Planung & Umsetzung deiner perfekten Outdoor-Veranstaltung.
