Checkliste für die perfekte Veranstaltungsplanung
Die Planung einer Veranstaltung kann herausfordernd sein, aber mit der richtigen Struktur wird sie zum Kinderspiel! Hier findest du unsere umfassende Checkliste, um dein Event stressfrei und erfolgreich umzusetzen.
- Ziel und Konzept festlegen
• Art des Events: Hochzeit, Geburtstag, Firmenfeier, Messe, etc.
• Ziel: Was soll erreicht werden? (Feiern, Netzwerken, Verkaufen)
• Thema oder Motto: Gibt es ein spezielles Thema?
• Zielgruppe: Wen möchtest du ansprechen?
2. Budgetplanung
• Gesamtkostenrahmen festlegen.
• Kosten aufschlüsseln: Location, Catering, Technik, Dekoration, Personal, etc.
• Puffer für unvorhergesehene Ausgaben einplanen.
3. Termin und Location buchen
• Datum: Frühzeitig festlegen und Verfügbarkeiten prüfen.
• Location: Passend zur Größe, Zielgruppe und Atmosphäre wählen.
• Prüfen: Ausstattung (Möbel, Technik), Erreichbarkeit und Parkmöglichkeiten.
4. Dienstleister organisieren
• Catering: Menü, Getränke und Servicepersonal.
• Technik: Sound, Licht, Präsentationsmittel.
• Unterhaltung: DJs, Bands, Künstler, Moderatoren.
• Dekoration: Blumen, Tischdeko, Raumgestaltung.
• Eventuell: Fotograf/Videograf/Pyrotechniker
5. Einladung & Kommunikation
• Gästeliste erstellen.
• Einladungen verschicken: Digital oder postalisch (mit Save-the-Date).
• Details klar kommunizieren: Ort, Zeit, Dresscode, Anfahrtsbeschreibung.
6. Ablaufplan erstellen
• Tages- oder Abendprogramm planen.
• Zeitfenster für Aufbau, Eventbeginn, Pausen und Abbau festlegen.
• Verantwortlichkeiten definieren und alle Beteiligten einweisen.
7. Vorbereitungen vor dem Event
• Dekoration und Technik prüfen.
• Ablauf mit allen Dienstleistern final abstimmen.
• Materialien bereitstellen (Namensschilder, Programme, Giveaways).
• Gästeliste prüfen und letzte Zusagen einholen.
8. Event-Tag: Check vor Ort
• Rechtzeitig vor Ort sein.
• Aufbau überwachen und Technik testen.
• Begrüßung der Gäste planen.
• Ansprechpartner für Fragen oder Probleme festlegen.
9. Nachbereitung
• Feedback von Gästen und Dienstleistern einholen.
• Rechnungen prüfen und begleichen.
• Dankeskarten oder E-Mails verschicken.
• Erfahrungen und Learnings für zukünftige Events dokumentieren.
Mit dieser Checkliste hast du alle wichtigen Punkte im Blick und bist bestens vorbereitet, um ein erfolgreiches Event auf die Beine zu stellen!
📌 Noch Fragen? Das Team von Eventservice Hiller unterstützt dich gerne bei Fragen und der Planung. Kontaktiere uns!